Kiểm tra sổ tiền boa cá nhân theo kỳ lương
Trước khi đối chiếu lịch sử ca làm cá nhân với hồ sơ khác, hãy kiểm tra ngày, số tiền và số giờ đã nhập. Bắt đầu bằng một ca đã hoàn tất mà bạn giải thích được.
Đọc thêm
Xác định điều cần kiểm tra
Khoản tiền nhận tuần này có thể thuộc công việc đã ghi tuần trước. Nếu nhập cả hai thành thu nhập mới, sổ cá nhân có thể phản ánh số tiền cao hơn thực tế công việc tạo ra. Hãy phân biệt ngày làm ca với ngày nhận tiền trước khi so sánh tổng.
Valorem phát hành TipStash, ứng dụng ghi tiền boa, giờ làm, tiền lương và phần boa chia cho người khác của cá nhân. Hướng dẫn này là bài kiểm tra phép tính và bản ghi. Nó không xác định quyền hưởng lương, cũng không đưa ra tư vấn thuế, bảng lương, pháp lý hay tài chính.
Một ca làm, hai tổng tiền khác nhau
Xét một ca làm giả định dài sáu giờ vào ngày 6 tháng 10. Mọi khoản dưới đây dùng cùng một đơn vị tiền tệ giả định. Ví dụ không có chi phí làm việc, thuế hay khoản khấu trừ khác. Phần boa nhận chia thêm là khoản chưa được tính vào boa tiền mặt hoặc boa qua thẻ.
- Lương cơ bản: 6 giờ × 12 = 72.
- Tiền boa đã ghi: 45 tiền mặt + 85 qua thẻ + 10 nhận chia thêm (tip-in) = 140.
- Tiền boa giữ lại: 140 − 20 chia đi (tip-out) = 120.
- Lương cơ bản cộng tiền boa giữ lại: 72 + 120 = 192 trước thuế và chi phí.
Giải thích tiền đã về lúc nào
Giờ giả sử khoản 10 nhận chia thêm được nhận bằng tiền mặt, khoản 20 chia đi cũng trả bằng tiền mặt, còn boa qua thẻ và lương cơ bản đều chưa về tối đó. Tiền mặt còn lại từ các khoản này là 45 + 10 − 20 = 35. Phần 157 còn lại gồm 85 tiền boa qua thẻ và 72 lương cơ bản.
Nếu khoản 85 qua thẻ về ngày 9 tháng 10, đó là thanh toán cho số tiền đã ghi nhận ở ca ngày 6 tháng 10. Trong cách theo dõi thu nhập cá nhân này, đừng cộng lại thành thu nhập tiền boa ngày 9 tháng 10. Nếu cần, ghi riêng thời điểm nhận tiền trong phần ghi chú của bạn.
Những giả định này chỉ dành cho ví dụ. Nơi làm việc của bạn có thể chia tiền boa theo cách khác. Hãy hỏi mỗi con số thể hiện điều gì thay vì ép số liệu trên một bảng kê hoặc khoản thanh toán vào trường có ý nghĩa khác.
Kiểm tra từng mục trước khi xem tổng
Chọn kỳ muốn xem lại, rồi lần lượt kiểm tra các ca đã lưu. Dùng nhất quán một quy ước ngày cho ca qua đêm. Giữ rõ phần chênh lệch chưa giải quyết cho đến khi giải thích được.
- Đầy đủ: còn ca nào ở dạng nháp hoặc thiếu giờ làm không?
- Trùng lặp: khoản trả sau có bị nhập lại thành thu nhập mới không?
- Boa nhận chia thêm: đây là khoản bổ sung hay đã nằm trong số tiền mặt hoặc qua thẻ?
- Boa chia đi: cùng một khoản có bị trừ nhiều lần không?
- Giờ làm và tiền lương: có đúng thuộc ca đó và công việc đó không?
- Tiền tệ: các bản ghi khác đơn vị tiền tệ đã được tách riêng chưa?
Dùng ứng dụng để giữ các bản ghi làm cơ sở đối chiếu
Trang giới thiệu TipStash cho iPhone và iPad mô tả ca đang làm và ca trước đây, lịch sử có thể sửa, bản ghi nháp, ghi chú cùng nhập và xuất CSV. Trang cũng nêu ngày bắt đầu kỳ lương và việc giữ mức lương, đơn vị tiền tệ riêng của từng ca. Các tính năng này có thể tập hợp những bản ghi làm cơ sở cho việc kiểm tra.
Khi xem tệp đã xuất, xác nhận ngày tháng và tiêu đề rồi đối chiếu một ca quen thuộc với ứng dụng. Giữ một bản sao tệp gốc. Đừng cho rằng nhập cùng lịch sử hai lần sẽ tự động phát hiện mọi mục trùng lặp.
Viết một câu hỏi có thể giải quyết
Chênh lệch chưa giải thích được là lý do để kiểm tra nguồn, không phải bằng chứng ai khác đã làm sai. Nêu câu hỏi chính xác: ca nào, khoản nào, và con số đó là thu nhập kiếm được hay khoản đã nhận. So sánh các khoản được ghi cùng ý nghĩa và giữ chứng từ liên quan.
Sổ cá nhân vẫn tách biệt với hồ sơ của người sử dụng lao động và các giấy tờ bắt buộc trong trường hợp của bạn. Nếu vấn đề liên quan đến bảng lương chính thức, cách tính thuế hoặc quyền lao động, hãy tìm hướng dẫn từ người có chuyên môn phù hợp.
Có nên thay giờ còn thiếu bằng số không không?
Không. Để ca ở trạng thái chưa hoàn chỉnh cho đến khi nhập được số giờ đúng. Số giờ bằng không không cho phép tính mức thu nhập theo giờ có ý nghĩa.
Tổng ca làm có phải bằng tiền mặt trong túi không?
Không nhất thiết. Trong ví dụ, một phần thu nhập về sau. Hãy kiểm tra thời điểm thanh toán và chính xác những khoản được tính vào tổng trước khi so sánh.